Retrouvez une série d’interviews d’organisateurs de courses, de coureurs et d’officiels qui acceptent de partager leur passion.

Si vous aussi vous souhaitez partager votre expérience, écrivez moi à contact@49degres.com.

Aujourd’hui j’ai le plaisir de recevoir sur le blog, Jean Marc Garcia qui est bénévole à la Fédération Française d’Athlétisme. Il traite les fichiers de résultats que lui envoient les organisateurs pour alimenter deux sites officiels de la fédération : www.jesuisuncoureur.com et www.athle.fr.

Retrouvez ses conseils pour vous assurer que vos fichiers de résultats sont bien traités.

Bonjour Jean Marc Garcia.
Vous êtes bénévole membre de la commission nationale des courses hors stade.
Quelles sont les missions sur lesquelles vous intervenez et quels sont les outils à votre disposition ?

Je fais partie de l’équipe des 6 référents qui suit, qui accompagne le chargement des calendriers des courses hors stade, le chargement des résultats puis la validation.

Avec l’aide des commissions régionales hors stade et des commissions départementales hors stade, nous avons inscrit au calendrier 4900 compétitions en 2010 et 5474 en 2012.

Nous avons chargé 2738 résultats en 2010, et 2151 à ce jour pour 2012. Nous allons dépasser les 3759 résultats de 2011 !

Sur nos sites grand public, www.athle.fr et www.jesuisuncoureur.com, les athlètes retrouvent les résultats des compétitions mais aussi leur fiche athlète qui récapitule leurs différentes performances. Nous avons un site de données, une gigantesque base de données, où nous stockons tous ces informations.

Quels types d’organisations rencontrez vous le plus souvent ?

La majorité des courses hors stade est organisée par des comités des fêtes, des offices du tourisme, des associations qui ne gèrent qu’une compétition par an et qui ne font pas partie du monde fédéral athlétisme. C’est la richesse de cette discipline.

A la base dans ces associations, il a toujours un ou 2 mordus de la course à pied.

Vous traitez les fichiers de résultats, comment la fédération exploite-t-elle ces données ?

Pour que les données soient exploitables, il faut que nous respections un format précis.

Les données alimentent la fiche de chaque athlète. Puis de façon automatique, sont générées les listes de qualifiés au France, le classement des divers challenges, les points des clubs, les bilans……

Qui sont les interlocuteurs qui vous envoient les résultats et y-a-t-il des disparités dans les formats de fichiers que vous recevez ?

Majoritairement, ce sont les organisateurs, les sociétés de chronométrie qui nous font parvenir les fichiers.

Mais de plus en plus les coureurs qui apprécient d’avoir leurs performances regroupées et facilement consultables nous envoient des résultats. Les fichiers venant des sociétés de chronométrie sont au bon format. Les autres fichiers sont de qualité et de format très divers.

Via des macros excel nous transformons tous les fichiers au format FFA. Puis nous chargeons les résultats. Si le numéro de licence, nom, prénom, sexe, année de naissance, nationalité, sont corrects, le résultat est lié automatiquement à la fiche de l’athlète. Sinon la fiche est en enquête et c’est notre rôle de classeur d’associer ou pas, le résultat à une fiche athlète.

Si vous avez dans les résultats Dupont Jean-PPPierre licence 125889 Masculin né en 1980 et que le système vous propose Dupont Jean-Pierre licence 125889 masculin né en 1980, vous faites le lien sans hésiter.

En revanche si vous avez Dupont Jean-Pierre SEM, le problème est plus délicat. Si nous faisons un lien erroné, il suffit que l’athlète en fasse la demande pour que nous corrigions.

Sur www.jesuisuncoureur.com, nous avons un correctif qui permet aux athlètes de nous indiquer parmi les courses proposés (même nom, même prénom avec ou sans date de naissance) celles qu’ils ont faites. ou de retirer celles qu’ils n’ont pas faites.

Quels sont les moyens que la Fédération ou les commissions peuvent mettre en place pour faciliter le traitement de ces fichiers ?

Le premier maillon c’est le coureur. Il faut que nous réussissions à le convaincre de l’importance d’écrire lisiblement son identité, de mettre son prénom en entier (Cathy et Catherine informatiquement ce n’est pas la même chose).

Régulièrement nous envoyons des courriers aux organisateurs pour les informer de notre objectif, ( alimentation de la base de données, des fiches athlètes, des challenges…), pour leur indiquer nos souhaits et les sensibiliser à notre problème.

Certaines commissions départementales organisent des formations aux divers logiciels de gestion des arrivées (dont Logica le logiciel fédéral), en attirant l’attention sur la gestion des arrivées, en faisant profiter de leur expérience les organisateurs.

Ce n’est pas simple de gérer une arrivée, surtout que la plupart ne le font qu’une fois par an.

Quelles sont les informations que vous attendez dans un fichier de résultat bien construit ?

• Le minimum : nom prénom temps place sexe catégorie.
• Le médian : nom prénom temps place sexe catégorie + année de naissance
• Le top : format FFA avec nom prénom temps place sexe catégorie + année de naissance + numéro de licence ou n° de carte de fidélité.

Avec pour les licenciés ou les adhérents de jesuisuncoureur.com, une orthographe qui corresponde à celle de notre fichier. Si sur le fichier, il y a jean-marc, les autres formats bloquent : jean marc, j-marc, jean_marc, j-m.

L’année de naissance des coureurs est saisie, quasiment sur toutes les courses, mais par méconnaissance de notre fonctionnement ou par méconnaissance informatique, les résultats nous sont envoyés sans ce champ pourtant essentiel pour l’identification des athlètes.

Coureurs, organisateurs, pensez aux bénévoles de l’ombre, seuls devant leur écran d’ordinateur qui chargent et valident les résultats. Ce sont eux qui reçoivent les réclamations.

Coureurs soyez un peu indulgents.

Vous souhaitez réagir à cet article, vous avez une question de plus pour Jean Marc ? Laissez un commentaire ici ou écrivez moi à contact@49degres.com.

Bon à savoir : Le formulaire d’inscription 49Degrés est entièrement personnalisable pour votre évènement. Il inclus automatiquement “le nom”, “le prénom” et “l’adresse email” de l’athlète, pensez à ajouter les champs “Sexe”, “Catégorie”, “Année de naissance”, “Numéro de licence”, “Fédération” pour fournir à votre chronométreur un fichier prêt à l’emploi et conforme FFA, il n’aura plus qu’a rajouter le temps et la place.

Pour davantage d’informations, écrivez à support@49degres.com

Partager