Interview d’officiel : Jean Marc Garcia de la FFA

Retrouvez une série d’interviews d’organisateurs de courses, de coureurs et d’officiels qui acceptent de partager leur passion.

Si vous aussi vous souhaitez partager votre expérience, écrivez moi à contact@49degres.com.

Aujourd’hui j’ai le plaisir de recevoir sur le blog, Jean Marc Garcia qui est bénévole à la Fédération Française d’Athlétisme. Il traite les fichiers de résultats que lui envoient les organisateurs pour alimenter deux sites officiels de la fédération : www.jesuisuncoureur.com et www.athle.fr.

Retrouvez ses conseils pour vous assurer que vos fichiers de résultats sont bien traités.

Bonjour Jean Marc Garcia.
Vous êtes bénévole membre de la commission nationale des courses hors stade.
Quelles sont les missions sur lesquelles vous intervenez et quels sont les outils à votre disposition ?

Je fais partie de l’équipe des 6 référents qui suit, qui accompagne le chargement des calendriers des courses hors stade, le chargement des résultats puis la validation.

Avec l’aide des commissions régionales hors stade et des commissions départementales hors stade, nous avons inscrit au calendrier 4900 compétitions en 2010 et 5474 en 2012.

Nous avons chargé 2738 résultats en 2010, et 2151 à ce jour pour 2012. Nous allons dépasser les 3759 résultats de 2011 !

Sur nos sites grand public, www.athle.fr et www.jesuisuncoureur.com, les athlètes retrouvent les résultats des compétitions mais aussi leur fiche athlète qui récapitule leurs différentes performances. Nous avons un site de données, une gigantesque base de données, où nous stockons tous ces informations.

Quels types d’organisations rencontrez vous le plus souvent ?

La majorité des courses hors stade est organisée par des comités des fêtes, des offices du tourisme, des associations qui ne gèrent qu’une compétition par an et qui ne font pas partie du monde fédéral athlétisme. C’est la richesse de cette discipline.

A la base dans ces associations, il a toujours un ou 2 mordus de la course à pied.

Vous traitez les fichiers de résultats, comment la fédération exploite-t-elle ces données ?

Pour que les données soient exploitables, il faut que nous respections un format précis.

Les données alimentent la fiche de chaque athlète. Puis de façon automatique, sont générées les listes de qualifiés au France, le classement des divers challenges, les points des clubs, les bilans……

Qui sont les interlocuteurs qui vous envoient les résultats et y-a-t-il des disparités dans les formats de fichiers que vous recevez ?

Majoritairement, ce sont les organisateurs, les sociétés de chronométrie qui nous font parvenir les fichiers.

Mais de plus en plus les coureurs qui apprécient d’avoir leurs performances regroupées et facilement consultables nous envoient des résultats. Les fichiers venant des sociétés de chronométrie sont au bon format. Les autres fichiers sont de qualité et de format très divers.

Via des macros excel nous transformons tous les fichiers au format FFA. Puis nous chargeons les résultats. Si le numéro de licence, nom, prénom, sexe, année de naissance, nationalité, sont corrects, le résultat est lié automatiquement à la fiche de l’athlète. Sinon la fiche est en enquête et c’est notre rôle de classeur d’associer ou pas, le résultat à une fiche athlète.

Si vous avez dans les résultats Dupont Jean-PPPierre licence 125889 Masculin né en 1980 et que le système vous propose Dupont Jean-Pierre licence 125889 masculin né en 1980, vous faites le lien sans hésiter.

En revanche si vous avez Dupont Jean-Pierre SEM, le problème est plus délicat. Si nous faisons un lien erroné, il suffit que l’athlète en fasse la demande pour que nous corrigions.

Sur www.jesuisuncoureur.com, nous avons un correctif qui permet aux athlètes de nous indiquer parmi les courses proposés (même nom, même prénom avec ou sans date de naissance) celles qu’ils ont faites. ou de retirer celles qu’ils n’ont pas faites.

Quels sont les moyens que la Fédération ou les commissions peuvent mettre en place pour faciliter le traitement de ces fichiers ?

Le premier maillon c’est le coureur. Il faut que nous réussissions à le convaincre de l’importance d’écrire lisiblement son identité, de mettre son prénom en entier (Cathy et Catherine informatiquement ce n’est pas la même chose).

Régulièrement nous envoyons des courriers aux organisateurs pour les informer de notre objectif, ( alimentation de la base de données, des fiches athlètes, des challenges…), pour leur indiquer nos souhaits et les sensibiliser à notre problème.

Certaines commissions départementales organisent des formations aux divers logiciels de gestion des arrivées (dont Logica le logiciel fédéral), en attirant l’attention sur la gestion des arrivées, en faisant profiter de leur expérience les organisateurs.

Ce n’est pas simple de gérer une arrivée, surtout que la plupart ne le font qu’une fois par an.

Quelles sont les informations que vous attendez dans un fichier de résultat bien construit ?

  • Le minimum : nom prénom temps place sexe catégorie.
  • Le médian : nom prénom temps place sexe catégorie + année de naissance
  • Le top : format FFA avec nom prénom temps place sexe catégorie + année de naissance + numéro de licence ou n° de carte de fidélité.

Avec pour les licenciés ou les adhérents de jesuisuncoureur.com, une orthographe qui corresponde à celle de notre fichier. Si sur le fichier, il y a jean-marc, les autres formats bloquent : jean marc, j-marc, jean_marc, j-m.

L’année de naissance des coureurs est saisie, quasiment sur toutes les courses, mais par méconnaissance de notre fonctionnement ou par méconnaissance informatique, les résultats nous sont envoyés sans ce champ pourtant essentiel pour l’identification des athlètes.

Coureurs, organisateurs, pensez aux bénévoles de l’ombre, seuls devant leur écran d’ordinateur qui chargent et valident les résultats. Ce sont eux qui reçoivent les réclamations.

Coureurs soyez un peu indulgents.

Vous souhaitez réagir à cet article, vous avez une question de plus pour Jean Marc ? Laissez un commentaire ici ou écrivez moi à contact@49degres.com.

Bon à savoir : Le formulaire d’inscription 49Degrés est entièrement personnalisable pour votre évènement. Il inclus automatiquement “le nom”, “le prénom” et “l’adresse email” de l’athlète, pensez à ajouter les champs “Sexe”, “Catégorie”, “Année de naissance”, “Numéro de licence”, “Fédération” pour fournir à votre chronométreur un fichier prêt à l’emploi et conforme FFA, il n’aura plus qu’a rajouter le temps et la place.

Pour davantage d’informations, écrivez à support@49degres.com

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Interview de coureur organisateur : Bruno Heubi

Nous lançons une série d’interviews d’organisateurs de courses et de coureurs afin de leur demander de partager leur expérience, ce qu’ils aiment, ce qu’ils aiment moins.

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Aujourd’hui j’ai le plaisir de recevoir Bruno Heubi, figure oh combien respectée de la longue distance en France. Bruno est coureur, organisateur, et coach pour des athlètes de tous niveaux. Sa bonne humeur et sa passion sans faille pour la course l’ont conduites jusqu’au métier d’Auteur avec la publication de son livre “Courir longtemps”.

Vous retrouverez le lien vers le site internet de Bruno juste après l’interview.

Bonjour Bruno,
Athlète émérite depuis maintenant des décennies,
tu es une figure emblématique de la course à pied de longue distance.
Comment est-ce que tu as commencé ta carrière dans ce monde ?

J’ai commencé à courir en catégorie Benjamin. J’avais 12 ans. Cela fait donc 40 ans que je cours ! Comme beaucoup j’ai été repéré dans un cross scolaire et on m’a proposé de rejoindre un club de course à pied. J’ai ensuite participé aux championnats de cross et sur piste comme cela se pratiquait essentiellement dans les années 70.

Très vite j’ai été attiré par les courses sur route qui venaient de naitre dans l’Aveyron avec les 100km de Millau et plus particulièrement les longues distances. A 18 ans, je suis allé voir un ami de club qui courait un 100km. J’ai été subjugué par ces aventuriers dont la quête m’échappait totalement mais dont le courage et l’abnégation forçaient l‘admiration.

Quelle est ton plus beau moment de course ?

Ma victoire à Millau en 2005. J’ai connu ce jour là l’avènement qu’un sportif de ma discipline peut connaître en remportant la plus belle des épreuves. Mais surtout ce fut un jour parfait où tout vous réussit. Votre forme est parfaite, votre stratégie est la bonne et vos jambes répondent à merveille. Vous ne sentez pas la fatigue, vous vous sentez indestructible. Ce jour là j’ai été touché par la grâce.

Selon toi, qu’est ce qui fait la réussite d’un évènement du point de vue du participant ?

J’ai organisé pendant 10 ans une course dans mon village. Je voulais qu’on y retrouve tout ce que j’aime en tant que participant.

  • Un prix d’inscription raisonnable
  • Des récompenses originales et utiles (en 10 ans nous avons offert 10 fois des cadeaux différents aux arrivants)
  • Une grille de prix pour les meilleurs mais qui va le plus loin possible
  • Des récompenses et des podiums pour toutes les catégories (on a même inventé la catégorie V5)
  • Une animation qui mette en valeur le plus grand nombre de coureurs en annonçant leur nom au micro en mettant de l’ambiance
  • Un accueil des athlètes élites qui les valorise
  • Des interviews des coureurs à l’arrivée
  • Un tirage au sort avec des lots de valeurs

Quel est le point sur lequel un organisateur ne doit jamais transiger ?

La sécurité des coureurs

Enfin, que penses-tu de l’inscription en ligne par rapport à l’inscription traditionnelle par bulletin papier ?

Elle est dans l’air du temps. On fait maintenant ses courses sur internet. Ce serait illogique de ne pas pouvoir s’inscrire en ligne. C’est un gain de temps pour le coureur et une avancée pour les organisateurs.

Bruno Heubi

Bruno Heubi

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Passez voir le site de Bruno Heubi pour retrouver de très nombreux conseils sur la course à pied concernant l’entrainement la préparation mentale, l’alimentation.

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Interview de coureur : Erik Clavery. Champion du monde de Trail

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Je suis très reconnaissant à Erik de bien avoir voulu répondre à nos questions. Avoir le point de vue du champion du monde, c’est une donnée en or pour les organisateurs de courses.

Bonjour Erik,
Champion du monde, quel parcours époustouflant !
J’aimerai savoir comment tu en es arrivé là, comment est-ce que cela a commencé pour toi, la course de montagne ?

Ce n’est pas tant à la course de montagne mais au trail que je suis arrivé? J’ai toujours eu une grande attirance pour le sport nature et l’athlétisme, par le biais de raid, courses natures, et mon père s’est beaucoup investi pour l’athlétisme, au travers de clubs ou de l’organisation de compétitions. Donc après 12 années de pratique du triathlon longue distance, je suis revenu à mes premiers amours, c’est à dire la course à pied. Et le trail par son coté nature c’est offert à moi. Donc tout naturellement je m’y suis investi !

 

Quel est ton plus beau souvenir de course ?

Des souvenirs de course, il y en a plusieurs. Je ne parlerais pas de mes années triathlons pendant lesquelles j’en ai eu pas mal, mais en trail, j’ai en mémoire mon Grand Raid de La Réunion. Ca a été un effort, une aventure exceptionnelle. Des décors de rêve, un effort unique. C’est d’ailleurs pour ça que j’y retourne cette année pour le 20ème anniversaire !
Et puis il y a le titre de champion du monde bien sur, plus le temps passe et plus je réalise, ça aura été un grand moment, tout comme mon arrivée en tête à la tour Eiffel en début d’année, ou l’arrivée de nuit dans le halle des sports de Lyon à l’occasion de la Saintélyon. Et puis tout ces paysages aussi différents les uns que les autres.

 

Tu as connu beaucoup d’organisations différentes, y-a-t-il un point commun entre les courses réussies ?

C’est difficile à dire. Je pense que chaque organisation à sa propre manière de faire.
Mais les organisations qui sont pour moi les mieux réussies sont entre celle qui présente une bonne ambiance de part l’agencement du site de départ/arrivée, l’ambiance sur la course, la beauté du parcours, le sérieux du balisage.

 

Rencontres-tu souvent des petits désagréments sur lesquels les organisateurs de course pourraient s’améliorer ?

En général, les petits désagrément viennent du balisage. Si le balisage est propre, visible et bien indiqué, la course peut se dérouler dans de bonnes conditions et sans problèmes, c’est déjà un gros point positif !
Après, nous pratiquons du trail, il est donc appréciable d’avoir des parcours le plus nature possible et qui aient le moins de goudron possible.
A partir de là, je pense que tout les traileurs se retrouveront et apprécieront l’épreuve !

 

Enfin, si tu venais à organiser une course toi même, comment l’imaginerais-tu ?

Et bien le plus simplement possible. Avec le plus de chemin et sentier possible. Peut importe la difficulté. Mais pour répondre au maximum de monde, j’imaginerais plusieurs parcours et distances différentes, que ceux qui accompagnent puissent éventuellement s’y retrouver et participer à la fête. Que ce soit par une randonnée ou une course plus courte.

Erik Clavery - Champion du monde

Erik Clavery – Champion du monde

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Interview d’organisateur : Yan de Maroussem

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J’ai le plaisir d’interviewer Yan de Maroussem de l’association Rando Trail & Nature. Yan organise ou co-organise plus de 10 courses par an, on pourrait le qualifier de Serial-Organisateur ! Parmis ces différentes courses, le Dodo Trail, qui attire des coureurs de renom, prêts à faire près de 10 000km pour prendre le départ sous les cocotiers :)

Il est aussi coureur, de bon niveau d’ailleurs, c’est un homme toujours enjoué avec un large sourire et toujours une bonne blague à vous raconter !

 

Bonjour Yan, tu es président de la Ligue de Trail de l’Île Maurice, homme de terrain car tu organises personnellement beaucoup de courses à Maurice, mais aussi coureur.

Bonjour Sébastien, et merci de me donner la chance de partager un peu sur cette passion du trail qui m’habite. Le trail est encore assez récent à Maurice : on va dire 6 – 7 ans seulement ! Mais depuis quelques années, avec quelques copains trailers, nous avons décidé de créer une association (Rando Trail & Nature), l’histoire de structurer un peu les choses. Je suis le président de RTN depuis sa création en 2010, et avec le comité nous nous rencontrons régulièrement avant les courses, distribuant les responsabilités et voyant ensemble les opérations.

Nous sommes à un peu plus de 250 membres à RTN. RTN chapote la ligue de trail pendant l’année : nous avons un total de 12 courses (une par mois). La ligue comprend la ligue format court, et la ligue format long, ainsi qu’un classement pour les hommes et pour les femmes, avec les différentes catégories. Les participants comptabilisent des points à chaque course, et le classement final en fin d’année est pris sur leurs meilleurs huit résultats.

Les différents organisateurs de cette ligue de trail sont : RTN, Naïade Events et Incentive Partners, le groupe Ciel, Latrobe et Lafuma, Dodo Travel, et Yanature. Personnellement, j’organise et co-organise le trois quart de cette ligue de trail. Mais il est vrai que je suis d’abord coureur et puis organisateur !

Donc, mis à part le Dodo Trail, j’arrive à participer à toutes les autres courses que j’organise ou co-organise pendant l’année.

Tu arrives même à prendre le départ des courses que tu organise et à les vivre de l’intérieur. Quel est le secret pour gérer autant de choses en même temps ?

Ma passion c’est de courir. J’aime la course à pied et le trail m’apporte beaucoup et me ressource quotidiennement.

Lorsque j’ai commencé a organiser mes premières courses il y a quelques années de cela, mis a part le fait de permettre a un plus grand nombres de personnes de venir découvrir ce sport, c’était de créer un événement ou j’allais pouvoir courir et me faire plaisir ! Il y a une logique bien simple dans l’organisation d’un événement, et avec un peu d’organisation les choses se mettent en place simplement :

  • Chercher un tracé
  • Négocier les accords avec les propriétaires
  • Le défricher et le rendre praticable
  • Lancer la communication
  • Le baliser
  • Contacter les sponsors
  • Quelques bénévoles le Jour J
  • Une petite équipe au chrono
  • Et beaucoup de plaisir

Je pense qu’il n’y a pas de secret : il s’agit juste d’avoir un minimum d’organisation et un peu d’expérience, et le tour est joué !

Quel est l’objectif que tu poursuis en t’investissant autant dans le développement du Trail à l’Île Maurice ?

Personnellement, mon ‘présent’ prend vit lorsque devant, mon futur me parait intéressant et en vaut la peine. En d’autres mots, comme la plupart d’entre nous, nous avons besoin d’être nourris : spirituellement, humainement, intellectuellement, sportivement, et les projets en font parti. De réfléchir sur le trail à Maurice, d’imaginer et de créer des événements contribue à l’épanouissement de ma personne, et donne un peu un sens a ma vie.

Cela me fait très plaisir et me touche beaucoup de voir de plus en plus de personnes qui pratiquent le trail maintenant a Maurice : de tous les âges, de tous les milieux, de toutes les cultures, de toutes les races ! Le trail est un des rares sports chez nous ou tous s’y retrouvent : c’est magnifique, point de barrières sociales ou culturelles ici, et ça ça me rejoins complètement !

Ma motivation c’est d’œuvrer pour la démocratisation de ce sport à Maurice, et de motiver un plus grand nombre de partir a la découverte de l’ile ‘Verte’ ! Maurice surprend ! Elle est super bien connue pour ses plages et ses lagons, mais pas tres bien pour sa nature, ses parcs nationaux et ses montagnes : j’aime aller à la recherche de nouveaux parcours, et les faire découvrir, par la suite

Tu fais déplacer tous les ans des coureurs de métropole (et d’ailleurs) pour venir courir à Maurice, comment arrives-tu à donner une dimension internationale à tes évènements ?

Je vous rassure, tous les événements que j’organise / co-organise ne sont pas internationaux ! Par exemple avec le Dodo Trail, lors de cette seconde édition, nous avons eu la joie d’accueillir le champion du monde en titre : Erik Clavery, et quelques personnalités du trail, telles : Pascal Blanc, Laurent Valette, Paul René Vitry, Helene Haegel, Stéphane Giordanengo, Mike Finch de l’Afrique du Sud, etc…

Lorsque j’ai imaginé le Dodo Trail il y a deux ans de cela, j’ai tout de suite voulu donner un coté international à cette course. Je me suis entouré localement de personnes clés : Yannick de Speville de Dodo Travel, Krish de Vertical World, et Eric Lacroix, notre Directeur de Course.

Seul, on ne peut pas être au top partout : en intégrant ces trois partenaires dans le Dodo Trail, je savais qu’ils allaient apporter un plus énorme dans l’organisation de cette course, et la professionnaliser d’avantage!

Donc, c’est essentiel lorsqu’on tend vers l’international d’être au top localement au niveau de l’organisation : de veiller a tous les détails : et cela va du briefing des bénévoles, a la course, a la remise des prix, et jusqu’au debrief, pour voir ce qui a été et ce qui a été moins bien, afin de tendre vers l’excellence.

Ensuite il est essentiel de tâter un peu le terrain et de voir un peu les attentes des coureurs sur le style et le genre de parcours qu’ils recherchent : la tendance c’est d’inclure un maximum de sentier, de la technicité, des paysages grandioses, du relief, et l’exclusivité en traversant des domaines privés normalement fermés au public !

Ensuite, une fois le parcours trouvé, il est important de bien communiquer dessus ! A travers les réseaux sociaux tels facebook, les blogs, sites internet, les brochures, etc….

Les invités d’honneurs deviennent aussi d’excellents ambassadeurs de la course : la presse et les medias s’intéressent à ces personnalités particulièrement et suivent leurs résultats de près ! Il est important d’entretenir une bonne relation avec des personnes clés qui emmènent du monde sur votre événement !

Quel est le point le plus compliqué à gérer dans l’organisation d’un Trail ?

La communication ! D’arriver à communiquer le plus clairement possible : avec participants, les partenaires, les sponsors, les bénévoles, les propriétaires de terrains, etc…

Que tous reçoivent l’information, la comprennent, l’intègrent, et aillent jusqu’ ‘au bout dans leur mission, de manière responsable. Il est essentiel pour moi de placer la personne humaine à la première place : au centre même de cette structure!

Chacun est indispensable au bon déroulement de l’organisation de l’événement : Notre rôle c’est de leur faire prendre conscience de cela !

Et enfin, quel est pour toi l’aspect le plus important dans l’organisation d’une course ?

Je pense lorsqu’on organise une course, il faut sans cesse se mettre à la place du coureur. De vouloir lui offrir quelque chose d’inoubliable !

Vu sous cet angle, les choses se mettent en place, et les pièces du puzzle s’ajustent, se montent, prennent forme, pour finalement devenir une pièce d’art unique et exceptionnelle !

Donc il n’y a pas un aspect plus important qu’un autre ! Tout est important !

Pour conclure, tout organisateur devrait toujours avoir l’œil, mais surtout une écoute quasi parfaite, afin d’entendre les commentaires de tous, les accueillir, les noter, les analyser, et en garder le meilleur dans le but de s’améliorer, pour la plus grande joie de tous ! Longue vie au trail !

 

Yan de Maroussem

Yan de Maroussem

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Interview d’organisateur : Patrick Giraudet de Réunion Demain

Nous lançons une série d’interviews d’organisateurs de courses et de coureurs afin de leur demander de partager leur expérience, ce qu’ils aiment, ce qu’ils aiment moins.

Si vous aussi vous souhaitez partager votre expérience, écrivez moi à contact@49degres.com.

Aujourd’hui je reçois Patrick Giraudet, président de l’association Réunion Demain. Patrick organise le premier week end de Septembre le Trail Urbain de Saint Denis. Il nous a confié la gestion de ses inscriptions en ligne, et pour vous inscrire, c’est par ici :

http://www.49degres.com/Inscription/18,Trail-Urbain-de-Saint-Denis.html

Au delà de ses qualités d’organisateur c’est une personne très disponible et toujours à l’écoute, une qualité que l’on retrouve chez beaucoup d’organisateurs bénévoles.

Patrick pratique également la course de montagne, une passion qui a commencée à le dévorer il y a maintenant plus de 20 ans.

 

Bonjour Patrick, peux-tu me parler de ton parcours et comment tu es devenu organisateur de course ?

Avant tout, j’avais déjà organisé des événements dans la mode et dans l’éducation en métropole, puis en politique à la Réunion.
D’abord passionné de sport, c’est beaucoup d’expériences diverses pendant 4 ans:
Depuis 2007 en ayant essayé tous les profils de courses (du 10km au GRR) au sein du club Deniv, puis en 2009 lancement de la marque de vêtements de sport Freexion, puis co-organisateur sur la Transvolcano (2010) et le Trail du Colorado (2011 avec toi !) pour enfin lancer mes propre courses en 2011.

Quelles sont les courses que tu organises aujourd’hui ?

- Trail urbain de St Denis depuis 2011.
- Caldeira ultra Trail en avril 2012.
- Trail urbain de St. Pierre en nov 2012
D’autres nouveaux projets en 2013…

Quel est le point d’organisation le plus important ou le plus difficile auquel tu as du faire face ?

Le plus important: que le coureur se régal en toute sécurité. Donc oser, inover et inventer des parcours de rêve.
Le plus difficile: la logistique.

Pourquoi mets-tu en avant l’inscription en ligne pour tes courses ?

On est au 21ème siècle !
Plus rapide pour le coureur, plus durable pour notre environnement, plus facile pour l’organisateur.

Enfin, quels conseils donnerais-tu à un organisateur de course pour que son évènement soit une réussite ?

D’abord beaucoup travailler, c’est comme tout (au moins 3 mois avant):
- se casser la tête sur un trajet original.
- Bien communiquer l’événement.
- Trouver des fonds privés (sponsors de + en + difficiles) et publiques (subvention en baisse) en élaborant un plan média rigoureux, car il y a beaucoup de dépenses si on veux réussir et faire plaisir aux coureurs.
- Bien s’encadrer le jour J.
- Rester sympa et détaché de la tâche.

 

Patrick Giraudet de Réunion Demain

Patrick Giraudet de Réunion Demain

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